Surat Menyurat

SURAT MENYURAT

     ·        ARTI

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis dari suatu pihak kepada pihak lain. Dalam mencari teman, seseorang memiliki kriteria tertentu yang dapat dijadikan sebagai patokan. Seperti itu pula dalam membuat sebuah surat. Untuk dapat membuat surat yang baik, anda harus memenuhi kriteria seperti, bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika, bahasa yang digunakan harus menarik, padat, dan jelas. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan dari surat tersebut.

     ·        FUNGSI

Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu :

1. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat    menggambarkan citra penulis.

2. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.

3. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.

4. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.

5. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.

Selain fungsi di atas surat juga memiliki fungsi yang mencakup lima hal, yaitu : sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran & gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja.

     ·        JENIS-JENIS SURAT

1.      Surat pribadi : Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada organisasi/lembaga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu : tidak menggunakan kop surat, tidak ada nomor surat, salam pembuka dan penutup bervariasi, penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis, format surat bebas.

2.      Surat dinas/resmi : Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. Ciri-ciri surat resmi :

1.    Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2.    Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

3.    Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4.    Penggunaan ragam bahasa resmi

5.    Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

6.    Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

§  Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1.     Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

2.     Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

3.     Logo instansi/lembaga

§  Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

§  Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

§  Hal, berupa garis besar isi surat

§  Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

§  Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

§  Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

§  Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

§  Penutup surat

Penutup surat, berisi

1.     salam penutup

2.     jabatan

3.     tanda tangan

4.     nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

§  Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

3.      Surat niaga : Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang.